Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 9 juillet 2026

Ce document est un modèle de préparation. Il doit être relu et validé par un juriste avant toute mise en production réelle.

1. Responsable de traitement

Octovia et ses clients (les Agences de conseil RH) interviennent selon une répartition claire des rôles au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :

L'Agence cliente est responsable de traitementpour les données relatives aux enquêtes qu'elle mène auprès des collaborateurs de ses propres clients (choix du questionnaire, décision de diffusion, destinataires des résultats).
Octovia agit en tant que sous-traitantau sens de l'article 28 du RGPD : la plateforme héberge et traite les données pour le compte de l'Agence, selon ses instructions, dans le cadre défini contractuellement.
Octovia est responsable de traitement pour les données relatives à ses propres comptes consultants (gestion des accès à la plateforme).

2. Catégories de données traitées

Deux catégories de données bien distinctes sont traitées par la plateforme :

Comptes consultants et administrateurs: nom, prénom, adresse email professionnelle, agence de rattachement, rôle. Ces données permettent l'authentification et la gestion des accès à la plateforme.
Réponses aux enquêtes de climat social : ces données sont strictement anonymes. Aucune donnée nominative n'est collectée ni conservée avec une réponse, aucune adresse IP n'est enregistrée en lien avec une réponse, aucune adresse email n'est reliée à une réponse, et l'horodatage d'une réponse est limité à la journée (sans heure précise). Un seuil d'anonymat (par défaut 5 répondants) empêche l'affichage ou l'export de tout résultat susceptible de permettre une identification indirecte par déduction sur un effectif restreint.

3. Finalités

Fourniture et administration de la plateforme SaaS aux Agences clientes ;
Création, diffusion et collecte anonyme des réponses aux questionnaires de climat social ;
Calcul de statistiques agrégées et génération de tableaux de bord et de rapports ;
Rédaction assistée par intelligence artificielle d'une synthèse à partir des résultats chiffrés déjà calculés ;
Sécurité, prévention de la fraude et amélioration du service.

4. Bases légales

Exécution du contratliant Octovia à l'Agence, pour la fourniture du service ;
Intérêt légitimede l'Agence à mesurer le climat social au sein des entreprises qu'elle accompagne, dans un cadre garantissant l'anonymat des répondants ;
Obligations légales applicables en matière de sécurité et de conservation de certaines données de gestion.

5. Sous-traitants

Octovia fait appel aux sous-traitants suivants dans le cadre du service :

Supabase: hébergement de la base de données et des fichiers, sur une région d'hébergement située dans l'Union européenne.
Anthropic: fournisseur du modèle d'intelligence artificielle utilisé pour rédiger les synthèses de rapport. Seuls des résultats agrégés et anonymisés (issus de computed_results) sont transmis à ce prestataire pour la génération du texte ; aucune donnée nominative, aucune réponse individuelle identifiable n'est jamais transmise à ce sous-traitant.
Vercel: hébergement de l'application front-end.
Futur sous-traitant emailing: un prestataire d'envoi d'emails sera utilisé pour les invitations et relances de campagnes (fonctionnalité à venir) ; il ne traitera que les adresses email professionnelles nécessaires à l'envoi des invitations, jamais de données liées à une réponse.

6. Durées de conservation

Les données des comptes consultants sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle avec l'Agence, puis archivées ou supprimées conformément aux obligations légales applicables.

Les données de campagnes closes (résultats agrégés, réponses anonymisées) sont conservées pendant une durée définie contractuellement avec l'Agence, puis purgées ou anonymisées de façon renforcée selon la politique de rétention de données [placeholder : durée précise et modalités de purge à définir en Phase 9].

7. Transferts hors Union européenne

Octovia privilégie des sous-traitants hébergeant les données au sein de l'Union européenne. Lorsqu'un sous-traitant est susceptible de traiter des données en dehors de l'UE (le cas échéant pour le service de rédaction assistée par IA), ce traitement est encadré par les garanties appropriées prévues par le RGPD (clauses contractuelles types ou mécanisme équivalent) et limité aux seules données agrégées et anonymisées strictement nécessaires.

8. Droits des personnes

Conformément au RGPD, toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement et d'opposition sur les données la concernant.

Pour les consultants et administrateursdisposant d'un compte sur la plateforme, ces droits s'exercent auprès de leur Agence ou directement auprès de Octovia via le contact indiqué ci-dessous.

Pour les répondants aux enquêtes, l'architecture d'anonymisation de la plateforme fait qu'aucune réponse n'est reliée à une personne identifiée ou identifiable : de fait, l'exercice de certains droits (accès, rectification ou effacement d'une réponse précise) est sans objet, puisque Octovia n'est techniquement pas en mesure de relier une réponse à un individu. Les répondants conservent naturellement le droit de ne pas répondre au questionnaire ou d'interrompre leur participation à tout moment avant envoi.

9. Sécurité

Cloisonnement strict des données entre agences (« tenants ») par des règles de sécurité au niveau des lignes (Row Level Security) empêchant un consultant d'accéder aux données d'une autre agence ;
Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) ;
Accès à la plateforme réservé aux consultants authentifiés, selon leur rôle et leur agence de rattachement.

10. Cookies

Octovia n'utilise que des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service, notamment pour maintenir la session d'authentification des consultants. Aucun cookie de mesure publicitaire ou de traçage à des fins commerciales n'est déposé.

11. Contact et réclamation

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre référent RGPD à l'adresse suivante : [Email de contact RGPD].

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle française, à l'adresse www.cnil.fr.