Octovia

Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 8 août 2026

Ce document est un modèle de préparation. Il doit être relu et validé par un juriste avant toute mise en production réelle.

1. Responsable de traitement et sous-traitant

Octovia est un service managé : l'équipe Octovia réalise elle-même les enquêtes de climat social pour le compte d'entreprises clientes (PME et ETI). La chaîne de responsabilité ne comporte donc que deux acteurs, sans intermédiaire, et se répartit ainsi au sens du Règlement général sur la protection des données (RGPD) :

  • L'entreprise cliente est responsable de traitementpour l'enquête menée auprès de ses collaborateurs : c'est elle qui décide de la lancer, en définit la finalité et le périmètre, informe son personnel et, le cas échéant, ses instances représentatives, diffuse elle-même le lien de réponse anonyme par ses propres canaux, et détermine qui accède aux résultats.
  • Octovia agit en tant que sous-traitantau sens de l'article 28 du RGPD : la plateforme et la prestation associée traitent les données pour le compte de l'entreprise cliente, sur instruction documentée de celle-ci, dans le cadre d'un contrat de sous-traitance signé avant toute diffusion de questionnaire. Octovia ne détermine aucune finalité propre sur ces données et s'interdit toute réutilisation à ses propres fins, notamment la constitution d'un référentiel, d'un baromètre sectoriel ou d'une base de comparaison entre entreprises, même sous forme agrégée.
  • Octovia est responsable de traitement pour ses propres traitements, distincts des missions : les comptes de son équipe, sa gestion commerciale et sa relation client, les messages reçus via le formulaire de contact du site, la supervision technique et les mesures de sécurité du service.

2. Catégories de données traitées

Données traitées pour le compte de l'entreprise cliente (Octovia sous-traitant)

  • Réponses aux questionnaires de climat social : ces données sont strictement anonymes. Sont enregistrées les réponses aux questions fermées, les réponses libres (verbatims), la tranche d'ancienneté, le site de rattachement et la date de soumission, limitée à la journée. Ne sont ni collectés, ni conservés, ni déductibles: le nom, le prénom, l'adresse email, un identifiant salarié, l'adresse IP, une empreinte de navigateur, l'heure précise de la réponse, et l'identifiant du lien de diffusion qui a permis d'accéder au questionnaire. Un seuil d'anonymat de 5 répondants empêche l'affichage ou l'export de tout résultat susceptible de permettre une identification indirecte par déduction sur un effectif restreint.
  • Comptes d'accès désignés par l'entreprise cliente: nom, adresse email professionnelle, rôle et périmètre d'accès des personnes (direction, ressources humaines, encadrement) autorisées par le client à consulter les résultats de son entreprise.
  • Liens de diffusion anonymes: un jeton non devinable, le site et la campagne associés, un éventuel mot de passe partagé et l'état d'activation du lien. Un lien désigne un site, jamais une personne, et rien ne permet de savoir quel lien a produit quelle réponse.
  • Résultats calculés et exports: agrégats statistiques par question, thème, site et tranche d'ancienneté, restitués sous forme de tableau de bord, de rapport PDF et d'export CSV.

Aucune question relevant de l'article 9 du RGPD (santé, opinions, appartenance syndicale, entre autres) n'est posée. Une réponse libre peut toutefois, par maladresse, contenir un élément identifiant : la note d'information remise aux salariés invite explicitement à ne pas se nommer, et tout verbatim signalé comme identifiant est retiré, sur instruction du client, avec recalcul des résultats.

Données traitées par Octovia pour son propre compte (Octovia responsable de traitement)

  • Comptes de l'équipe Octovia: nom, adresse email, rôle (consultant ou administrateur), organisation de rattachement et identifiant d'authentification, pour la gestion des accès à la plateforme.
  • Contacts commerciaux et prospects: nom, fonction, entreprise, adresse email et téléphone professionnels, historique des échanges. Il s'agit exclusivement de données professionnelles.
  • Messages du formulaire de contact du site public : nom, adresse email et contenu du message, volontairement saisis par la personne qui écrit.
  • Limitation de débit des pages publiques: mesure de sécurité destinée à empêcher le bourrage d'urnes et les tentatives par force brute. L'adresse IP y est transformée par une fonction à sens unique avant tout enregistrement: l'adresse en clair n'atteint jamais la base de données, et aucun lien technique ne rattache ces enregistrements aux réponses.
  • Supervision des erreurs applicatives: métadonnées techniques (adresse de la page, type de navigateur, trace d'exécution), à l'exclusion de toute réponse, de tout résultat et de toute donnée de campagne.

3. Finalités

  • Concevoir un questionnaire de climat social, le diffuser et collecter les réponses de manière anonyme, pour le compte de l'entreprise cliente ;
  • Calculer des statistiques agrégées et restituer des tableaux de bord et des exports (PDF, CSV) composés de chiffres et de graphiques, sans texte d'analyse généré automatiquement et sans intervention d'une intelligence artificielle sur le contenu des réponses ;
  • Gérer les accès à la plateforme, tant pour l'équipe Octovia que pour les personnes désignées par l'entreprise cliente ;
  • Répondre aux messages adressés via le formulaire de contact du site et gérer la relation commerciale et contractuelle ;
  • Assurer la sécurité, l'intégrité et le maintien en condition opérationnelle du service.

4. Bases légales

  • Pour l'enquête de climat social, la base légale est déterminée par l'entreprise cliente, responsable de traitement. Elle repose en pratique sur son intérêt légitime(article 6.1.f) à mesurer le climat social au sein de ses équipes, dans un cadre anonyme et à participation volontaire. Dans la mesure où l'anonymat est effectif, les réponses ne constituent pas des données à caractère personnel au sens du RGPD (considérant 26) ; les obligations du règlement leur sont néanmoins appliquées, par prudence et par transparence.
  • Exécution du contrat(article 6.1.b) liant Octovia à l'entreprise cliente, pour la fourniture de la prestation et la gestion de la relation client.
  • Intérêt légitime(article 6.1.f) d'Octovia pour l'administration des accès à la plateforme, la prospection auprès de professionnels, la protection de l'intégrité du service et la supervision de ses erreurs applicatives.
  • Consentement (article 6.1.a) pour les messages envoyés via le formulaire de contact du site, que la personne saisit et adresse délibérément.
  • Obligations légales applicables, notamment en matière de conservation des pièces comptables.

5. Sous-traitants

Octovia fait appel aux sous-traitants ultérieurs suivants dans le cadre du service :

  • Supabase: base de données, authentification et stockage des exports, sur une région d'hébergement située dans l'Union européenne (eu-central-1, Francfort).
  • Vercel: hébergement de l'application et des fonctions serveur, sur une région située dans l'Union européenne (fra1, Francfort). Les données y transitent sans y faire l'objet d'un stockage durable.
  • Sentry: supervision des erreurs applicatives, sur une région située dans l'Union européenne. Ce prestataire ne reçoit que des métadonnées techniques d'erreur, jamais une réponse ni un résultat.
  • Resend : acheminement des messages du formulaire de contact public du site, et de ceux-là uniquement. Aucune réponse de salarié, aucune donnée de campagne et aucune donnée de collaborateur d'un client ne transite par ce prestataire. L'application n'envoie aucun email aux collaborateurs : la diffusion du lien de réponse anonyme relève de l'entreprise cliente, par ses propres canaux.

Tout ajout ou remplacement de sous-traitant ultérieur est notifié par écrit à l'entreprise cliente au moins trente (30) jours avant sa mise en œuvre, avec possibilité d'objection motivée [placeholder : accords de sous-traitance (DPA) à accepter ou signer auprès de chacun de ces prestataires, et à archiver, avant la mise en production].

6. Durées de conservation

  • Réponses, résultats calculés et exports d'une campagne: conservés [Durée de conservation] mois à compter de la clôture de la campagne, en vue d'une comparaison avec une campagne ultérieure. Au terme de la prestation, l'entreprise cliente choisit expressément entre la restitution des données suivie de leur suppression, leur suppression pure et simple, ou leur conservation pour la durée ci-dessus [placeholder : durée exacte à arrêter contractuellement avec chaque client].
  • Comptes d'accès désignés par l'entreprise cliente : durée de la prestation, puis suppression sous trois (3) mois.
  • Comptes de l'équipe Octovia: durée d'activité, puis suppression sous trois (3) mois.
  • Messages du formulaire de contact : 12 mois, puis suppression.
  • Contacts commerciaux et prospects : 3 ans à compter du dernier contact pour les prospects ; durée de la relation contractuelle puis 5 ans pour les clients ; 10 ans pour les pièces comptables, en application des obligations légales.
  • Enregistrements de limitation de débit : quelques minutes (de 60 secondes à 10 minutes selon la page concernée), effacés automatiquement.
  • Événements de supervision des erreurs: selon la politique de rétention de l'outil, paramétrée au plus court utile.

La suppression des données d'une campagne s'effectue au moyen d'une fonction de purge sélective, déclenchée manuellementsur une campagne clôturée, avec confirmation forte : aucune purge automatique n'est programmée. Chaque purge est journalisée, et une attestation de suppression est délivrée à l'entreprise cliente sur demande. Les copies contenues dans les sauvegardes techniques de l'hébergeur disparaissent à l'expiration du cycle de rétention de ces sauvegardes, sans qu'aucune exploitation n'en soit faite dans l'intervalle.

7. Transferts hors Union européenne

Les données de campagne(réponses, résultats calculés, exports, comptes d'accès) sont hébergées et traitées exclusivement au sein de l'Union européenne. Aucun transfert hors Union européenne n'est effectué pour les besoins de la prestation.

La seule exception concerne Resend, établi aux États-Unis, qui achemine les messages du formulaire de contact public. Ce transfert est encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et se limite aux seules données volontairement saisies dans ce formulaire : il ne porte sur aucune réponse à un questionnaire, aucun résultat, ni aucune donnée relative à un collaborateur d'une entreprise cliente [placeholder : garanties contractuelles et localisation effective du traitement à confirmer avant mise en production].

8. Droits des personnes

Conformément au RGPD, toute personne dispose d'un droit d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité et d'opposition sur les données la concernant. La portée réelle de ces droits diffère selon la catégorie de personnes concernées.

Salariés répondant à une enquête.Les réponses ne sont reliées à aucune personne identifiée ou identifiable : aucune donnée nominative, aucune adresse IP et aucun horodatage plus fin que la journée n'est enregistré avec une réponse, et rien ne relie une réponse au lien de diffusion qui l'a produite. Il en résulte qu'il est matériellement impossible de localiser, d'extraire, de rectifier ou de supprimer la réponse d'une personne déterminée : les droits d'accès, de rectification, d'effacement et de portabilité sont donc sans objetsur les réponses au questionnaire. Cette impossibilité n'est pas une limitation du service mais la conséquence directe de l'anonymat promis aux répondants : un outil capable de retrouver la réponse d'une personne serait un outil capable de la révéler à son employeur. Le droit d'opposition, lui, s'exerce en amont : la participation est volontaire, personne n'est tenu de répondre, et l'abandon reste possible à tout moment avant l'envoi. Enfin, si une réponse libre contient un élément permettant d'identifier son auteur, ce texte est retiré sur simple demande, sur instruction de l'employeur responsable de traitement, et les résultats sont recalculés.

Ces demandes s'adressent à l'entreprise employeuse, responsable de traitement. Une demande reçue directement par Octovia ne reçoit aucune réponse sur le fond : elle est transmise au client responsable de traitement sous cinq (5) jours ouvrés, la personne concernée en étant informée.

Personnes disposant d'un compte d'accès à la plateforme (équipe Octovia, ou personnes désignées par une entreprise cliente) : leurs droits s'exercent pleinement, dans les conditions de droit commun, auprès de leur employeur ou directement auprès d'Octovia via le contact indiqué ci-dessous. La suppression d'un compte désigné par un client suppose l'accord de ce dernier, à qui il appartient de décider qui accède à ses résultats.

Prospects et contacts commerciaux: leurs droits s'exercent pleinement auprès d'Octovia, qui est ici seul responsable de traitement. L'opposition à la prospection est immédiate, sans motif à fournir, et appliquée sous 48 heures.

Toute demande reçoit une réponse écrite et gratuite dans un délai d'un mois, prorogeable de deux mois si la demande est complexe, la prorogation étant alors motivée et notifiée dans le premier mois.

9. Sécurité

  • Anonymat par conception: les tables qui stockent les réponses ne comportent aucune colonne nominative. Ce n'est pas une politique interne appliquée au cas par cas, mais une propriété du schéma de données lui-même.
  • Seuil d'anonymat de 5 répondants, appliqué à l'identique sur tous les écrans et dans tous les exports, sans exception ni possibilité de contournement, et assorti d'une protection empêchant de reconstituer un petit effectif par soustraction avec le résultat global.
  • Cloisonnement entre organisations par des règles de sécurité au niveau des lignes (Row Level Security), appliquées par la base de données elle-même et non seulement par le code applicatif.
  • Chiffrement des données en transit (HTTPS/TLS) sur l'ensemble du site ;
  • Lien de réponse porteur d'un jeton non devinable, révocable à tout moment et pouvant être protégé par un mot de passe partagé ;
  • Limitation de débit sur les pages publiques, l'adresse IP étant transformée par une fonction à sens unique avant tout enregistrement ;
  • En-têtes de sécurité et politique de sécurité de contenu ; espaces authentifiés exclus de l'indexation par les moteurs de recherche ;
  • Exports stockés dans un espace privé, accessibles uniquement par lien signé à durée limitée ;
  • Journalisation des purges et des accès d'administration ; secrets d'exploitation conservés hors du code, dans un gestionnaire dédié.

Par honnêteté sur la portée de ces garanties : l'absence de colonne nominative dans le schéma et la présence des règles de cloisonnement sont contrôlées à chaque modification du code par une analyse du code et du schéma, et non par une exécution contre une base de données de test. Ce contrôle protège contre une régression involontaire, mais ne constitue pas, à lui seul, une preuve d'étanchéité au moment de l'exécution. Le détail de ces garanties figure sur la page « Sécurité et confidentialité » du site.

10. Cookies et mesure d'audience

Seuls les cookies d'authentification, strictement nécessaires au fonctionnement des espaces connectés, sont déposés. Aucun cookie tiers, aucun cookie publicitaire et aucun traceur n'est utilisé.

Le site ne met en œuvre aucune mesure d'audience: ni Google Analytics, ni Matomo, ni Plausible, ni aucun autre outil équivalent. Aucun bandeau de consentement n'est donc requis.

11. Contact et réclamation

Pour toute question relative à la présente politique ou pour exercer vos droits, vous pouvez écrire à l'adresse suivante : [Email de contact]. Si vous êtes salarié d'une entreprise cliente et que votre demande porte sur une enquête de climat social, adressez-la à votre employeur, responsable de traitement : une demande reçue par Octovia lui sera transmise sous cinq (5) jours ouvrés.

Octovia n'a pas désigné de délégué à la protection des données, cette désignation n'étant pas obligatoire au regard de l'article 37 du RGPD compte tenu de la nature et de l'échelle de ses activités. Cette appréciation sera revue en cas d'augmentation sensible du volume de campagnes.

Vous disposez également du droit d'introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle française, à l'adresse www.cnil.fr.